Ситуація: компанія запускає застосунок на мільйон користувачів. Над ним працюють розробники, тестувальники, дизайнери — кожна команда з власними процесами, завданнями та викликами.
Але хто скеровує цю машину в правильному напрямку — координує роботу, спілкується з керівниками чи клієнтами, стежить за дедлайнами?

Проджект менеджер.

Це професія, попит на яку зростає з появою нових ІТ компаній і проєктів — на платформі DOU зараз є понад 280 вакансій за запитом «project manager». Але це також професія, особливості якої не до кінця розуміють. 

Тому разом із Андрієм Григоренком, автором курсу IT Project Management, знайомимося з професією менеджера проєктів. Розберемо реальні обов’язки, навички, які треба мати, щоб почати кар’єру в IT (і не тільки) та професійними можливостями.

Хто такий проджект менеджер?

Щоб зрозуміти, що робить менеджер проєкту спершу розберемося, як працює IT компанія.

Тут кожен проєкт — це командна гра з ключовими ролями:

• розробники пишуть код і будують технічну основу продукту;
  
• дизайнери створюють інтерфейс програми чи застосунку — те, як виглядатиме система й наскільки зручно нею буде користуватися;
• тестувальники перевіряють, чи продукт працює правильно, відповідає вимогам і шукають критичні помилки в системі;
• стейкхолдери — це всі, хто прямо чи опосередковано зацікавлений у фінальному результаті. А саме: клієнти, менеджери продукту, інвестори, внутрішні відділи компанії, як-от маркетинг, продажі, служба підтримки тощо.

І посередині ви знайдете менеджера проєкту, який перекладає бізнес-цілі на завдання для розробників, дизайнерів, QA тестувальників; стежить за тим, щоб розробка продукту рухалась послідовно від однієї команди до іншої й завершилась успішно та вчасно.

Тому проджект менеджер / менеджер проєкту / project manager (PM) — це фахівець, який веде проєкт від старту до фінішу. Він планує, як проходитиме робота над ним, роздає та контролює завдання, спілкується з різними відділами та стейкхолдерами, щоб тримати усіх на одній хвилі.

Наче розібрались. Але є ще менеджер продукту — що він робить?

Продуктовий менеджер відповідає за розвиток продукту протягом усього його життєвого циклу — від дослідження потреб ринку та розробки до запуску й вдосконалення.

А фахівець з управління проєктом організовує роботу команди над продуктом, керує процесом та контролює, щоб його запустили в межах дедлайну та бюджету.

Менеджер проєкту має вміти в розробку?

Відповідь тут — і так, і ні.
Річ у тім, що проєктний менеджемент зустрічається не лише в IT сфері. PM-ми потрібні в галузях будівництва, медицини, дизайну, маркетингу, державному та мілітарі секторах. Тому, якщо ви ведете проєкт, скажімо, для будівельної компанії, це не означає, що ви вмієте зводити будинки.

В ІТ схожа картина. Від фахівця з управління проєктами не очікують, що він самостійно писатиме код. Це робота розробників. Але для PM-ма важливо розуміти, як працює сфера та продукти в ній — їхні особливості, можливості, обмеження.

Обов’язки проджект менеджера на всіх стадіях проєкту

Обов’язки проджект менеджера можна розбити на головні етапи роботи над проєктом.

1. Ініціація
Будь-який проєкт починається з вічного — «а що, якщо?». І тут настає час PM-а, який допомагає визначити, а чи варто взагалі за це «що» (проєкт) братися: 

• визначає, навіщо він потрібен бізнесу чи користувачам;
• аналізує ризики та метчить очікування клієнта щодо успіху проєкту з потенційно-реалістичним сценарієм;
• бере участь у створенні документації для проєкту;
• знаходить обмеження, які можуть трапитися на шляху: час, бюджет, обсяг роботи;
• визначає пріоритети роботи та стейкхолдерів, з якими доведеться працювати.

2. Планування
Ура, проєкт має сенс для компанії і йому дали зелене світло. Тепер менеджер проєкту має розпланувати весь процес з командою:

• детально аналізує наявні ресурси та визначає, чого ще бракує;
• прогнозує ризики й складає план дій на випадок проблем;
• формує бюджет і закладає додаткові фінанси на непередбачувані витрати;
• складає розклад проєкту та визначає дедлайни.

3. Виконання, моніторинг і контроль
План є, тепер час його втілювати. Це найтриваліший та найскладніший етап. Щоб він пройшов з мінімумом сліз, нервових клітин та проблем, менеджер проєкту:

• обирає методологію роботи під тип проєкту: Agile, Scrum, Kanban чи Waterfall;
• стежить, чи встигає команда рухатися за розкладом проєкту, чи не виходить бюджет за рамки, чи відповідає продукт вимогам;
• коригує план, якщо обставини змінюються;
• взаємодіє з людьми — підтримує команду розробників, тримає в курсі проєкту клієнта, стейкхолдерів.

Саме на цьому етапі суть роботи PM-а видно чи не найяскравіше. Більшість часу він спілкується з командами, розв’язує проблеми та робить так, щоб усі працювали злагоджено.

4. Фіналізація проєкту
Тут у фахівця з управління проєктами є свій алгоритм дій:

• організовує перевірку проєкту та стежить, щоб тестувальники перевірили продукт за прописаними сценаріями та передали критичні помилки на доопрацювання;
• завершує роботу з командою;
• отримує від клієнта «так» — підтвердження, що замовник приймає фінальний результат;
• проводить ретроспективу: збирає фідбек команди, обговорює, що вдалося, а що можна покращити наступного разу;
• розділяє людей на інші проєкти;
• зберігає документацію та доступи до проєкту;
• за потреби — проводить тренінги для користувачів продукту клієнта.

Етапи роботи над проєктом, які входять в обов’язки проджект менеджера. Робота проджект менеджера у чотирьох актах =)

Що має вміти проджект менеджер

Роль менеджера проєкту підходить тим, хто:

• вміє приборкувати хаос та організовувати роботу — свою та команди;
• має розвинений емоційний інтелект — знає, як знайти спільну мову з різними людьми;
• може мислити стратегічно та реагувати на виклики тут і зараз.

Ця професія відкрита до людей з різною кар’єрною історією — ви можете перейти в PM з іншої сфери чи посади, почати кар’єру після ВНЗ або ж структурувати досвід, який вже маєте.

Тому навички фахівця з управління проєктами реально як опанувати з нуля, так і адаптувати під цю посаду.

Hard skills менеджера проєкту

• збирати та документувати вимоги до проєкту;
• вміти працювати та підбирати методології роботи: Agile, Scrum, Kanban, Waterfall;
• вести документацію проєкту;
• прогнозувати ризики, які можуть загрожувати проєкту та визначати план дій під них;
• формувати бюджети проєктів;
• організувати роботу команди з інструментами проєктного менеджменту: Jira, Trello, Asana, Notion;
• аналізувати результати та формувати звіти;
• бонус: знати англійську мову від B1, щоб працювати з міжнародними замовниками та мати доступ до професійного контенту.

Soft skills менеджера проєкту

• чітко комунікувати з командою, клієнтом та стейкхолдерами;
• формувати команди
• роздавати та пріоритезувати завдання;
• вміти в тайм-менеджмент і делегування;
• підтримувати команду, мотивувати її, розв’язувати конфлікти.

Чому soft skills важливіші за hard skills для менеджера проєктів?

Успіх проєкту залежить від того, наскільки PM вміє домовлятися зі стейкхолдерами, чути й розуміти клієнта, мотивувати команду, коли дедлайни палають, допомагати кожному члену проєкту працювати ефективно.

Тому для проджект менеджера софт скіли часто важливіші за технічні знання. Можна класно знати принципи Kanban, але якщо ви не вмієте спілкуватися з людьми — є ризик, що проєкт завалиться.

Де та ким може працювати менеджер проєкту? Варіанти розвитку кар’єри

Менеджер проєктів може працювати всюди, де потрібно навести лад у процесах і провести проєкт від старту до щасливого запуску: у стартапах, великих компаніях, агенціях, державних структурах тощо.

У вас тут також є кілька сценаріїв зростання.

Ви можете рухатися вертикально — від джуніор, мідл до синьйор PM-ма. На цьому шляху можна:

• брати участь у роботі як один з членів команди;
• вести проєкт від старту до фінішу
• дійти до синьйорної ролі, коли вже у портфоліо маєте різні кейси та керуєте іншими проджектами.

Або ж ви можете розвиватися горизонтально й використати досвід PM-ма на більш нішевих посадах:

• Delivery Manager — працює з великими проєктами, керує іншими PM-мами та відповідає за прибутковість клієнтів компанії та їхнє задоволення від співпраці;
• Release Manager — планує й контролює процес так, щоб вдало перевести продукт від етапу розробки до інсталяції його клієнтам; проговорює, які функції потрібні, де буде розміщено продукт, у хмарі чи на сервері, й контролює, щоб проєкт відповідав очікуванням замовника;
• Agile коуч, SCRUM майстер — допомагає компаніям, організаціям, командам ефективно працювати за цими методологіями.

Окрім фул-тайм роботи, ви можете обрати шлях консультанта чи фрілансера й працювати з бізнесами, організаціями як позаштатний фахівець.

Як стати проджект менеджером? Поради для старту

Почати кар’єру проджект менеджера можна, як і будь-яку іншу — з розуміння, чого саме ви прагнете.

Перевірте професію PM на метч. Познайомтеся з особливостями роботи проєктного менеджера, щоб переконатися — ця роль вам підходить.

Почати можна з книг:

Ще один варіант визначити, наскільки проєктний менеджмент це ваше — поспілкуватися з досвідченими PM-мами. Якщо на вашій наявній роботі є такий фахівець, можна звернутися до колеги й розпитати про кухню професії.

Або ж ви можете знайти ментора, щоб зрозуміти, наскільки PM вам підходить. Спойлер, він же допоможе зробити перші кар’єрні кроки у професії.

Якщо роль менеджера проєктів вас все ще кличе, можна рухатися далі.

2. Опануйте основи роботи фахівця з управління проєктами. Освіта допоможе швидше закріпити фундамент професії, адже у вас буде структура та підтримка від досвідчених викладачів.

Обирайте навчання, де можете:

• одразу відточувати теорію на практиці;
• працювати із завданнями, наближеними до справжньої роботи PM-ма;
• помилятися та ставити питання.

Так ви будете готовими до базових викликів в реальних умовах.

Варіантів навчання є кілька:

• базові курси з проєктного менеджменту допоможуть концентровано вивчити принципи професії з нуля й, залежно від формату навчання, працювати над першими кейсами;
• сертифікації PMP, PRINCE2 більше підходять, коли ви вже попрацювали в PM.

3. Практикуйтеся та здобувайте досвід. Це завдання із зірочкою, коли ви лише починаєте у професії. Але воно реалістичне. Наприклад, перший проєкт ви можете додати у портфоліо ще на етапі навчання. Адже часто на курсах є клієнти, яким студенти розробляють кейс.

Плюс, якщо працюєте у компанії, в якій шукають менеджера проєкту або підмогу для нього — це ваш шанс. Ви можете запропонувати долучитися до роботи над проєктом. Це класне підсилення ваших навичок ще на старті.

Де та як проджект менеджеру шукати першу роботу?

Шукати роботу — це теж робота. Тому важливо набратися ресурсу та фокусу.

Та щоб більш впевнено рухатися цим шляхом, зібрали кілька інструментів та порад.Платформи для пошуку роботи в PMТут компанії часто шукають технічних фахівців та менеджерів:

• Djinni.co;
• DOU.ua;
• LEZO;
• фрісланс-сервіси Upwork, Fiverr — тут можете знайти невеликі проєкти, щоб на старті набиратися досвіду та кейсів, працювати з міжнародними замовниками.

Ще один варіант шукати вакансії для менеджерів проєктами — LinkedIn. Тут можете:

• відстежувати актуальні вакансії в компаніях, в яких ви мрієте працювати;
• заводити контакти з рекрутерами й писати їм напряму щодо актуальних вакансій.

Швидка порада: коли пишете рекрутерам — будьте конкретними. Повідомлення на кшталт «шукаю роботу» вони бачать сотнями. А от якщо чітко пропишете, яка вакансія вас цікавить і чому, додасте резюме та супровідний лист — це вже професійний підхід.

Резюме

Чеклист, який допоможе скласти резюме проджект менеджера, на яке звернуть увагу.

• Якщо плануєте подаватися на вакансії в IT компанії, готуйте резюме двома мовами — українською та англійською, щоб розширити пул можливостей.
• Діліться досвідом, який вже маєте. Якщо ви перейшли в PM з іншої професії, ймовірніше, вам є що перенести на нову посаду. 
  
  Наприклад, у попередніх ролях ви могли координувати внутрішній проєкт, організовувати події, керувати командою тощо. Це все цінні навички, які підсилять вас у новій кар’єрі.
• Прибирайте зайве.Як ми з’ясували вище — ділитися попереднім досвідом — важливо. Але варто балансувати між актуальними професійними здобутками та скілами, хобі чи курсами, які далекі від ролі менеджера проєкту.
• Перетворюйте обов’язки на результати. Не «керував/-ла командою», а «організував/-ла внутрішні тренінги, які дозволили випустити продукт на 20% швидше».
• Покажіть портфоліо PM-а з кейсами, над якими працювали. Якщо наразі комерційними результатами ви не можете похвалитися — це окей. Використайте як перевагу pet проєкти чи проєкт з курсу. Розкажіть, як розв'язували завдання від замовника, які інсайти вивели.

Бонусне для тих, кому складно збирати слова у тексти — візьміть собі за помічника ChatGPT. Він допоможе скласти інформацію про ваш досвід у структуроване резюме у діловому стилі.

Шукати роботу — складно. Та, мабуть, складніше робити те, що вам не подобається. В якості мотивації бажаємо знайти баланс між тим, що ви вмієте, і тим, що вас драйвить.

А проджект менеджмент — це професія, яка може стати таким балансом. Якщо любите наводити лад у хаосі — організовувати процеси, працювати з людьми, шукати рішення у складних ситуаціях — придивіться до PM.