Cost per Hire. Як розрахувати вартість залучення спеціаліста

Що потрібно знати про вартість найму (Cost per Hire)

Для початку актуалізуємо концепцію вартості найму (Cost per Hire, CPH). Її, як і вартість будь-якого процесу, потрібно розуміти й орієнтуватись в цифрах. Відсутність подібних орієнтирів та періодичних розрахунків — не найкраща менеджерська практика, адже компанія має розуміти й правильно розподіляти свої ресурси.

З іншого боку, не варто впадати у крайнощі. Мій досвід свідчить, що немає великої потреби витрачати значні додаткові ресурси задля максимальної точності розрахунку. 

Динаміка зміни вартості найму не є настільки мінливою, щоб вимірювати її за короткі періоди. Cost per Hire — показник верхньорівневий, тож, у більшості випадків, достатньо його аналізувати не частіше 6-12 місяців.

На вартість найму має бути менеджерський погляд, а не бухгалтерський — до копійки розрахована сума не дає додаткової цінності. 

Є два підходи до розрахунку цього показника — визначення середньої собівартості однієї закритої вакансії за певний період або визначення собівартості закриття конкретної вакансії, яка нас цікавить.

Підхід 1

Усі витрати, які стосуються рекрутингу за певний період, розділяємо на кількість фактично закритих вакансій за цей період.

Також можна орієнтовно обчислити витрати, які пов’язані з часом менеджерів з найму. Орієнтовно тому, що в кожному конкретному випадку (вакансії) витрачений час та його вартість будуть різнитись, услідкувати за всім немає змоги і потреби. Це не найбільша стаття витрат на рекрутинг.

Підхід 2

Звертаємося до цього способу, коли хочемо порахувати вартість найму за кожною вакансією окремо. Цей підхід складніший, і в ньому рідше в ньому виникає потреба.

‍

Наприклад, ми хочемо порахувати, скільки коштував нам найм CMO. Які дані потрібні

• кількість днів, коли вакансія була в роботі;
• заробітна плата рекрутера в поденному перерахунку;
• кількість вакансій, над якими рекрутер працював паралельно з CMO;
• вартість розміщення вакансії;
• сума бонусів.

Як провести розрахунок вартості найму

Припустімо, що вакансія була в роботі 80 робочих днів. Вартість цього робочого часу становить $4500. Разом з тим, рекрутер протягом цього часу активно працював над 7 вакансіями. Тобто не увесь час приділяв вакансії CMO, а в середньому 1/7 від $4500, тобто орієнтовно 640 доларів США.

LinkedIn-витрати становили за цей час 270 доларів США, але, знову ж таки, з розрахунку на всі вакансії, які були в роботі, тобто 270/7 = 39 доларів США на одну вакансію. Рекрутер отримав бонус 500 доларів США за закриття. Ці витрати стосуються вакансії CMO. 

Тричі розміщувалась вакансія з оплатою 35 доларів США за розміщення, тобто 105 доларів фіксуємо як витрати, що стосуються саме CMO. Було проведено 9 зустрічей із СОО, вартість кожної зустрічі 40 доларів США, разом це 360 доларів США.

У результаті маємо: $640 + $39 + $500 + $105 + $360 = $1644

Основні витрати компанії

Ключова стаття витрат — фонд оплати праці команди. Вартість автоматизації, сорсингових інструментів, навіть розміщення вакансій в розрахунку собівартості однієї вакансії, в більшості випадків,  не є такими, що роблять різницю. 

Основний аспект управління витратами на найм — це відслідковування та контроль балансу постійних витрат на команду та перформансу команди.

Поширені помилки у розрахунку Cost per Hire

Насправді, заплутатись і порахувати все геть неправильно досить складно. Логіка речей підказує поділити всі витрати на кількість результаів, яку отримали, тобто кількість вакансій.

Найпоширеніша помилка — не включити певну статтю витрат. Потрібно мати на увазі, що прямі витрати у вигляді заробітної плати та бонусів командам, винагороди агенціям чи рефералам — найвагоміша стаття витрат, яка займає в собівартості закритої вакансії 60-75%. 

Ще одним «недоліком» підрахунку можна вважати надмірні витрати на його проведення. Зі свого досвіду, я не прихильник підходу, коли витрачаємо час щоб зрозуміти, на яку суму кандидати випили кави, який час орендованої переговорної кімнати був витрачений на співбесіди тощо. Як правило, це не несе додаткової цінності у розумінні, дорогий у компанії найм чи ні, і займає в структурі витрат 2-3%. Натомість час на збір та обробку даних для цих підрахунків вже витрачений, і він може коштувати дорожче.

Два прийоми для якісної аналітики

Вкрай важливим моментом є розуміння чи нерозуміння, що з отриманою цифрою робити далі. Відповідально заявляю, спираючись на свій досвід: цю цифру потрібно порівнювати. Маю щодо цього дві поради для фахівців:

1) З’ясуйте бенчмарк вартості найму у своїй індустрії. Так, це буде дуже усереднене значення, але в якості орієнтиру це важливо. Ця цифра дасть вам розуміння, як ваші середні витрати співвідносяться з середніми витратами компаній-конкурентів;

2) Аналізуйте динаміку з розрізі порівняння за 6 міс. Робіть зведення Q1-Q2 2024 vs Q3-Q4 2024. Можна використовувати й інші зрізи, наприклад Q1-Q2 2024 vs Q1-Q4 2023, тобто як вартість найму за перше півріччя 2024 року співставляється з середньою вартістю найму за 2023 рік. Третій зріз, це порівняння аналогічних періодів різних років, наприклад Q1-Q2 2024 vs Q1-Q2 2023 vs Q1-Q2 2022.

Які відхилення та прирости можна вважати значимими, тобто такими, котрі потребують уваги, важко сказати точно. Думки фахівців у цьому питанні різняться. З мого досвіду, відхилення до більше (менше) 15% є значимим, і вже потребують уваги і розуміння, що вплинуло і сформувало цю тенденцію.

Підходи до найму

Найм — це не тільки про вартість, зусилля та ресурси. Це і потенціал кандидата, який може бути реалізований (чи нереалізований) у вашій компанії. Осягнути більше підходів до найму та оптимізувати роботу рекрутера можуть допомогти такі книги:

1. Hiring for Attitude: A Revolutionary Approach to Recruiting and Selecting People with Both Tremendous Skills and Superb Attitude by Mark Murphy

Автор зосереджується на важливості відношення до роботи у процесі найму і стверджує, що традиційні методи часто зосереджені на навичках, а не на природі і характері кандидатів, що призводить до низької ефективності та високої плинності кадрів у майбутньому. У книзі наведено практичні стратегії для виявлення кандидатів з правильним підходом, пропонуються методики для проведення співбесід та оцінювання. Мерфі підкреслює, що навичкам можна навчити, але характер кандидатів є вродженим і має вирішальне значення для успіху.

2. Talent Fix: A Leader’s Guide to Recruiting Great Talent by Tim Sackett

Спираючись на чималий досвід у сфері HR та рекрутингу, Сакетт пропонує дієві практики залучення талантів. Книга охоплює різні аспекти рекрутингу, включаючи бренд роботодавця, використання технологій та створення позитивного досвіду для кандидатів. Автор актуалізує важливість проактивного підходу до рекрутингу та пропонує поради щодо оптимізації описів вакансій, використання соціальних мереж та вимірювання успіху рекрутингу. 

3. Who: The A Method for Hiring by Geoff Smart and Randy Street

Автори книги говорять про системний підхід до залучення потрібних людей за «Методом А» — чотириступеневим процесом пошуку та найму найкращих талантів. Кожен ступінь передбачає практичні інструменти та методи, які дозволяють компаніям зменшити кількість помилок при прийомі на роботу та сформувати високоефективні команди. Книга ґрунтується на дослідженнях і містить поради від бізнес-лідерів, що робить її цінним ресурсом для всіх, хто займається хайрингом.